Struktur Kantor Yakkum: Agenda Yang Belum Selesai (Bagian Pertama)

Solo – Dalam beberapa kesempatan, Pengurus Yakkum mengeluh rendahnya kinerja Kantor Yakkum (KY). Bisa jadi keluhan ini muncul dari pengalaman sesehari selama ini. Bisa juga keluhan ini muncul dari “survey” yang disampaikan oleh unit kerja yang menjadi subyek layanan KY.

Kalau diibaratkan seperti rumah, KY adalah “dapur” pengurus, unit kerja dan para stakeholder Yakkum. Di dapur ini, disuguhkan sejumlah menu kebutuhan. Dimulai dari pemilihan bahan baku dan bumbu makanan, proses menggodok dan memasak, sampai kepada penyuguhan kepada pelanggan. Bila salah satu dari mata rantai dapur ini keliru atau tidak tepat, maka menu yang disuguhkan menjadi hambar, atau malah over bumbu: terlalu asin, manis, pahit atau rusak. Bisa ditebak respon pelanggan, antara lain protes, kecewa, marah atau malah didiamkan karena tidak ada pilihan lain menu yang tersedia.

Karena itu, pengurus yang mengepalai dapur ini harus segera berbenah, antara lain mengganti atau merevitalisasi alat, disamping memastikan semua alat berfungsi dengan baik. Lebih jauh pengurus harus memastikan juga bahwa alat-alat ini kompatibel dengan alat lain. Kalau tidak, bisa jadi alat yang baru, merusak alat lama, dan sebeliknya.

Salah satu faktor belum optimal kinerja lembaga adalah struktur organisasi. Ini adalah alat yang mengatur dan menghubungkan fungsi satu fungsi dengan fungsi lainnya. Struktur mengatur siapa mengerjakan apa, dan mengatur interaksi “siapa-apa”, serta memastikan alur (flow) informasi dari setiap fungsi. Setiap fungsi dari alat dikelompokan (grouping) berdasarkan pertimbangan tertentu, kemudian diberi nama (label). Pengelompokan ini dan hubungan antara satu dengan yang lain, digambarkan secara sederhana agar mudah dipahami. Penggambaran inilah yang kemudian disebut sebagai bagan struktur organisasi, yang kemudian dibantu dengan garis-garis yang menghubungkan antara satu dengan lain.

Struktur organisasi sebagai alat tidak bisa bergerak sendiri. Alat ini harus disentuh, digerakkan atau diberi ‘roh’. Penggerak itu adalah SDM, yang penempatannya “disesuaikan” pada fungsi. Karena itu, tidak keliru pandangan yang mengatakan bahwa keberhasilan suatu alat (yaitu struktur organisasi) tergantung pada SDM (the man behind the gun). Penganut pandangan ini tidak peduli terhadap alat nya, apakah besar-kecil (size), kompleks-sederhana (flow) atau yang lain, yang penting adalah penggrak (SDM).

Di pihak lain, ada juga penganut paham bahwa alat ini harus dirancang sebaik mungkin, mempertimbangkan perkembangan lingkungan organisasi baik eksternal maupun internal. Sebab bila tidak demikian, fungsi-fungsi ini bisa tidak jalan karena kekecilan, atau kedodoran. Bahkan sebagian diantaranya meyakini bahwa alat ini bisa “membentuk” budaya pemakainya. Kalau seseorang terbiasa bekerja dan bergerak cepat, bila ditempatkan pada alat yang birokratis, kemungkinan berubah menjadi birokratis sangat besar, atau sebaliknya akan terpental. (bersambung)

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: