Dibalik pembelajaran dari berbagai aktivitas

Jakarta – Komunikasi sangat penting dan strategis dalam membina kerjasama dengan mitra atau stakeholder, yaitu pihak (individu atau lembaga lain) yang peduli terhadap keberadaan suatu lembaga.

Komunikasi berisikan, mulai dari hal-hal yang paling sederhana, seperti salam dan ucapan, sampai pada permintaan laporan. Respon terhadap hal-hal ini ada yang bersifat segera dan penting, walau tidak jarang hanya sekilas info. Respon terhadap hal itu, paling tidak, pemberitahuan bahwa informasi yang diberikan sudah diterima dan ucapan terima kasih dan penghargaan atas informasi itu. Dan bila info yang dimintakan adalah laporan, maka harus ditanggapi segera, apalagi kalau disebutkan waktu tindak-lanjut.

Dengan respon segera ini, pemberi informasi, mengetahui bahwa informasi sudah diterima dengan baik dan jelas. Bila tidak, bisa juga pemberi info mencari bentuk lain yang dapat memberi jaminan bahwa info tersebut, sampai. Bisa juga menjadi sarana bagi si Pemberi untuk perencanaan kerja, bila waktu tindak lanjut dapat diagendakan.

Dengan respon segera, pemberi info dapat meyakini dan tidak perlu bertanya dalam dirinya, bahwa pesan yang diberikan tidak “menyakiti” dan “menyinggung” penerima. Apalagi kalau pesan yang disampaikan adalah permintaan terhadap sesuatu. Penantian yang tidak jelas, pertanyaan yang mestinya tidak perlu, dapat dihindari jika segera ditanggapi.

Penyampaian info dan pesan ini dapat berbentuk lisan dan tulisan. Kalau lisan mungkin tidak terlalu masalah, karena respon dapat diketahui langsung “verbal” ataupun ekspresi lain, seperti ekspresi muka, gerak badan (body language). Akan tetapi dengan bahasa tulisan, seperti text (SMS) dan e-mail, yang tidak memungkinkan bisa “bertatap” langsung, respon segera seperti yang disampaikan di depan, sangat diperlukan.

Ini adalah bentuk perhatian, penghargaan dan profesionalitas lembaga. Dengan respon segera, satu fase dalam membangun kerjasama dapat dijangkau. Selanjutnya, tinggal diikuti dengan fase lain, seperti isi (content). Seolah telah terbuka “pintu” melanjutkan dan memantapkan kerjasama dan kolaborasi. Jangan pernah kita berharap bahwa itu terjadi jika tidak dibangun dengan komunikasi yang efektif. Malah bisa terjadi sebaliknya. Kesan kesombongan, tidak respek, dan tidak profesional, akan muncul di benak pemberi informasi. (***)